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(二手書)如何不被老闆塞滿你的時間?十天工作五天完成的進度規劃法,其他時間由..
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(二手書)如何不被老闆塞滿你的時間?十天工作五天完成的進度規劃法,其他時間由..

上班工作,你一定遇過這種困擾: ‧非常努力完成任務,老闆卻回我:「拿回去,我要的...

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分級標示普級
二手書備註 : 無畫線註記
出版日期:2014-06-28
作者:津曲公二、清水茂
出版社:大是文化
ISBN/ISSN:9789865770365
裝訂:平裝
內容簡介:
上班工作,你一定遇過這種困擾:

‧非常努力完成任務,老闆卻回我:「拿回去,我要的不是這個!」

‧這件很緊急、那個馬上要——搞什麼嘛!老是臨時交代,害我進度表寫心酸的。

‧比別人早開始,卻還是得加班做,連假日都不得清閒。

如果能用一半時間就做完工作,其他時間拿來做自己的事,該有多好!

本書兩位作者津曲公二、清水茂是日本知名的專案管理,以及人才培訓的專家,他們認為「上班,一定要有工作以外的時間,才有充實自己和進步的空間,把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人,只會加速陣亡」。

該怎麼做,才不會被老闆塞滿全部的時間?

◎工作好比扣鈕扣,一步錯都得重來:

‧上班其實不累,累的是重做,老是會錯意,你再努力也是做白工。
‧所以,接受指示後,要當場將主管的話重複一遍,並問對方:「你是這個意思嗎?」
‧記得,用主管的想法去做,別用自己的做法去想(你和主管或顧客心中所想的,是一樣的嗎?)。

◎事情做不完,必有環節出了錯:

‧帕金森法則:只要還有時間,必定拖到最後一刻才交。這種鈴響才交卷的心態,害你效率愈來愈差。

‧學生症候群:讓你總是「死線將至」才願意開始動手。

‧交辦用「水煮蛋基準」,難怪你老做不完。老闆心中的完成標準,你真的清楚嗎?

‧當主管的人務必記住:如果你指令下太多、習慣追求高於標準的成果……,都是一種浪費——會花更多時間、更多人力,做少少的一點事。

◎如何讓你交出來的作品,就是老闆想要的,一次就ok?

‧把任務的背景可視化、共識化:寫份工作背景文章、畫圖,把主管真正的需求引導出來。

‧拋棄從「截止日」反推完工天數的習慣,改以「極限值+緩衝值」的時間概念,製作進度表。該怎麼做?本書有清楚圖解。

‧避免不當多工,同時做很多不如一次做一件,十天才能做完的事,五天就搞定!

‧用現成品加工,最省時;或者,轉個彎比直接處理更簡單。

最後,兩位作者還分享一些聰明工作者都在使用的技巧:

‧覺得不行就喊「救命!」,沒有比自以為是更危險的事。

‧進度報告的重點不是時間,而是你和主管的共識,在意進度只會焦躁、不會進步。

‧重要的工作,別交給最重要的人,但緊急的任務要刻意交給忙的人。為什麼?

老覺得時間不夠用?不是因為工作多,而是因為你用錯方法,只要學會兩位作者首創的結合「截止日和緩衝值」的超神奇進度表,十天才能做完的事,五天就搞定!

名人推薦

千萬人氣部落格〈專案管理生活思維〉格主 張國洋
卡內基訓練大中華區執行長 黑立言
作者簡介:
津曲公二
LOGO股份有限公司董事長
東京都市大學講師
日本光雕投影協會(PMAJ)會員
最初在日產汽車公司擔任鑄造工廠的工程師,後來參與利潤與成本管理、新商品研發等各種專案。離開之後,做了幾年培訓企業人才的工作,於2003年5月成立LOGO股份有限公司直到現在。該公司專門為企業提供菁英培育,以及經營諮詢的服務,並且介紹各種正確的工作方法、專案管理等。
著作有《改訂版.實踐!專案管理》(共著.PHP研究所)等。

清水茂
LOGO公司技術專家
在索尼(SONY)服務期間,主要負責設計產業專用的影像機器業務,也做過和生產、開發、行銷相關的工作,所以有商品企劃、設計開發、生產技術的實務經驗,經由其手上市的商品多達二十幾種,更以專案經理人的身分,活躍於職場上。2001年開始擔任現職。
譯者簡介:
劉錦秀
東吳大學日文系畢業,曾任出版社國際版權部經理,譯有《這樣吃海鮮,最美味!》、《一張表格催出業績,不用修理人》、《我是難民高中生》、《麥肯錫情緒處理與菁英養成法》(以上皆由大是文化出版)等書。
章節試閱:
接到任務別埋頭做,先開口問
平日加班、假日上班、熬夜的理由有各式各種。常常事情還未開始,時間表就排得滿滿滿。
因為以交貨日期為最優先考量(愈快愈好),所以我們常常在時間急迫、能做這項工作的人力很少、顧客急著要、得先放下原本工作的情況之下,硬著頭皮答應對方,幫忙優先處理緊急任務。
有時候,甚至會出現沒辦法解決的問題,所以無論如何計劃、怎麼努力,要如期交貨根本是不可能的事。明知不可能卻硬著頭皮接單,問題就會一個接著一個浮出檯面,最後只好向極限挑戰、埋頭苦幹靠熬夜完成。
卯起勁拚命工作、強迫自己往前衝、不論什麼工作都設法完成,但還沒來得及喘口氣,新的工作又進來了……。
其實,你不需要太過擔心,只要先了解委託人(主管、顧客)的要求,並且配合對方真正的期望展開工作的話,就算臨時有其他的急事突然冒出來,也能夠不疾不徐、迎刃而解。
上班其實不累,累的是重來
日常生活當中,扣錯鈕扣可以當場修正。就算穿著扣錯鈕扣的衣服去上班,一句「釦子扣錯了!」或「哇~好丟臉喔」也就沒事了,並不會出什麼大問題。
但是,如果在職場上扣錯鈕扣,就另有別的意思了。
一開始,鈕扣(工作)一個接著一個扣上去,扣得又快又順手,事情進展得非常順利,很快就扣好了。但到了最後,突然覺得「咦?奇怪,好像哪裡不對勁?」時,這下子可麻煩了,只能從頭重新扣一次。工作好比扣鈕扣,一步錯步步錯。
要是因此而出了重大紕漏的話,問題可就大條了。不但要大費周章回到起點,還得另外花時間和金錢。要是因此影響到公司信譽、信用,那事態就更嚴重了。結果不但無法進行修復,還可能演變成無法挽救的憾事。這種狀況,可不是一句不怕麻煩就可以解決。
本書所說的「扣錯鈕扣」,就是指這種致命的狀況。
有的時候,自己所說的話或使用的言詞(用語),和對方所接收到的意思,有很大的差異。即便是一句很普通的話,也會因為公司的立場不同,而解讀成別的意思,或是說話者的原意和聽的人以為的意思,也會有所出入。
然而,令人不可思議的是,一般人並不重視避免在工作上扣錯鈕扣的要訣。
每個人都會犯錯,也很容易出錯。不過,要是能夠馬上發現或修復容易就沒問題,只要不要走到致命的地步就好了。本書所介紹的工作方法,就是確保大家可以避開風險。
用主管的想法去做,別用自己的做法去想
面對工作屬於拚命三郎型、幹勁十足型的人,都會思考「要如何改變」,也就是立刻想到「How to...」的步驟。我們說過,把某種東西變成另一種東西就是工作,對吧?但是,如果最先想到的是改變的手段和方法,那可就錯了,這就是工作會重做、出麻煩的原因。
所以,不要一開始就急著動手去做!
首先,要先確認主管、顧客的要求和希望,確認自己沒有誤解、判斷錯誤。這是非常重要的一個步驟。可惜,這個步驟卻不受重視。事實上,跳過這個確認步驟而直接著手的人,占了絕大多數。
我希望大家先仔細想一想。如果顧客委託你製作「美味的優酪乳」,你所想的「美味」,和顧客腦袋裡所想的味道和方向是一致嗎?你要做的應該是對方想要的優酪乳,而不是你認為的優酪乳口感。
因此,你要思考的不是加工方法,也不是發揮自己的想像空間,而是盡可能地明確掌握委託人所描繪的美味,並且互相共享、確立商品最終形式的定位。
如果跳過這個步驟,只做自己所想的優酪乳、完全弄錯方向的話,所有的心血就白費了。
帕金森法則:給多少時間都用光
冷靜分析人的行為,就會發現很多人都有共同的習性。這一點,在學者的研究當中尤其明顯。像是「只要還有時間和費用,就會不斷浪費直到全數用完為止」的帕金森法則(Parkinson’s Law),就是其中之一。
西里爾.諾斯古德.帕金森(Cyril Northcote Parkinson,一九〇九至一九九三年)是英國著名的歷史學家、政治家。他研究過官僚制度之後,發表了帕金森法則。
他表示,此定律最經典的代表團體,就是政府機關。例如,公務人員不論工作多寡,都會毫無理由增加人員,想辦法讓組織膨脹(但組織效率卻愈來愈差)。
本來,工作如果比預定的提早完成,就不要浪費剩下的時間、直接呈交出去。這麼做,既可以減少時間和費用,也可以接著去做別的事。換言之,只要事情進展順利,就不需要加班,更不用假日到公司上班。
但是,現實總是事與願違。原因為何?
因為大多數的人都繼承一種惡習,就是──只要還有時間和費用,就會不斷浪費直到用完。當然,還是有方法可以打破這種惡習。本章最後所介紹的「馬拉松接力賽方法」就是其中之一。
一件一件照順序做,可減少一半時間
早開始就早結束──這是一般人對工作的認識。
但事實上,早做的事未結束,後做的卻先完成的情況經常發生。為什麼會這樣?
原因出在「多工」。這個要做,那個也非做不可,一旦進行了,如果兩者都是不能中途罷手的工作……。這種惡性循環就會發生,相信人人都有過這種經驗。
其實最好的解決之道,應該是一個工作結束之後,再動手做下一個,這樣兩件事情都可以順利進展並提早結束,才是最好的狀態。
過去我們為企業辦討論會時,會用遊戲的方式針對「多工」作業的利弊,進行實驗。
A方法:兩件事情同時進行──多工作業。
B方法:一件做完再做另一件──不多工作業。
遊戲結束後,比較A、B所花的時間。
當用A方法做完兩件事,總共花了十五分鐘,平均完成一件事所需要的時間是七分半鐘;用B方法做完兩件事,總共花了不到十分鐘,平均一件事所需要的時間不到五分鐘。
換言之,多工做比專心多花了將近五成的時間。此外,在生活當中因不當多工而得不償失的例子也很多。
寫下對方的需求,把內容視覺化
現在,你已經很清楚知道工作的第一步,就是確認自己真的了解委託人想把什麼變成什麼,並且明確傳達、執行其意念。
如果交辦的人能夠用書寫的方式,把自己所想的事情寫出來,底下的人就可以對該工作有相當程度的認知。如果能夠更進一步和對方當面說清楚,則可以透過說明再次相互確認。書寫的內容一點都不難,其主旨就是──想把什麼變成什麼。
首先,句中的第一個「什麼」,就是你想碰觸的主題,也就是現狀。換言之,就是針對現狀,寫下現在遇到什麼問題。
接著,句中的第二個「什麼」,就是要寫出你希望把前者變成哪種狀態、想變成什麼東西(模樣、形狀)、如何把自己的感覺和想像給具體化。在這個階段,就算寫得不夠詳細都沒關係,只要把想到的東西寫出來就可以了。
最後,還要寫出你希望什麼事、什麼物可以實現,以及可以實現的理由。
在書寫的當中,腦子自動會開始東想西想,尋找在現在的狀態之下,到底還有什麼不合宜的地方,光是靠這樣思辨的過程,就能夠逐漸推測委託人的本意了。透過書寫的方式,應該會有不少新的發現。
這樣寫出來的文章,就叫做「交辦任務的背景文章」。寫出背景文章,能夠讓工作可視化(visualization,視覺化)。
訂下規則,找出最省力的方法
委託工作者和接受委託的人,如果沒有先訂好標準,做出來的東西,就會和委託人原本的希望有落差。如果差太多,就會被退貨或得重做。這麼一來,就會浪費無謂的時間、精神和費用。
為了避免產生這種損失,雙方在事前先確認好各項達成的標準,是非常重要的課題。
互相確認完成標準的方法,就如我之前所寫的有兩種。一種是可以用數值定義,另一種是無法用數值表達。雖然不能用數字釐清,但雙方還是可以透過討論、協商,取得共識可行的測定基準。
十天才能做完的事,如何用五天就搞定!
以前要花十天才可以完成的工作,如果可以用五天結束,你覺得如何?
現在,我把能減少工作一半時間的三個重點,整理如下:
①分別用極限值和充裕值估時間,再結合兩者建置時間表。
對於時間表上的時間偏差,不要個別估算,而是要從總作業天數計算可緩衝的時間就可以了。只要這麼做,比起花光時間和預算的帕金森法則,工作時間可縮短大約二五%左右。
②思考兩個以上的方案,再從中選出最適合的執行。
當確認工作時間表就是最重要的事項後,再提出兩個以上的方案,請委託人選出他自己最重視的執行計劃。
③避免「不當多工」,並專心做好每一項工作。
即使必須同時做好兩件以上的任務,也要了解其中的弊病、避免不當多工。集中精神先做好一項工作,再進行下面一件事,用這個方法可以大幅縮短時間,順利的話,甚至可以縮短五〇%以上。
「多工」時項目愈細,切換所花的時間就會愈多(安排上的損失)。因為當你切換到另一項作業時,還必須同時切換頭腦,實際上就會產生許多肉眼看不到的損失。
請牢記以上這三個重點,並改掉以前錯誤的方法,效率就可以提升兩倍。換句話說,可以將時程縮短至少五〇%。
報告進度的重點不是時間,而是共識
「報告、聯絡、商量」這三件在工作上的管理要求,相信大家一定不陌生,有些主管會說:「只要有新進度,每次都要跟我報備。」因為上頭的指示,你不得不每次都報告進度,但我認為最理想的情況是一週或一個月一次。
但是,動不動就要求部屬報告、聯絡、商量,是不對的行為。其實,管理進度的重點不是報告、聯絡、商量的次數,而是雙方能不能對該目標有共識。
針對這一點,我一開始就在正確的工作方法上,建議大家在作業的一開始就要尋找彼此的共識,並且在進度會議上花時間檢討課題,以及思考解決對策,這樣就不必浪費時間一直做無謂的報告了。
目錄:
【推薦序】動手前先想清楚,讓時間為你所用/張國洋
【前言】上班,一定要有工作以外的時間

第一章工作好比扣鈕扣,一步錯都得重來
上班其實不累,累的是重來
你是否身陷不當多工?
「沒想到」,難怪進度落後
接到任務別埋頭做,先開口問
要你動作快、價格低、品質好的,不是主管
對症下藥太辛苦,出包之前先出手
用主管的想法去做,別用自己的做法去想

第二章事情做不完,必有環節出了錯
帕金森法則:給多少時間都用光
學生症候群:死線將至才趕緊開始
交辦用「水煮蛋基準」,彼此浪費生命
死抱工作不放,效率更低
一件一件照順序做,可減少一半時間
主管指令下太多,部屬乾脆等指令
追求高於標準的成果,是一種浪費
工作就像接力賽,最快交給下一棒的人贏
愈不重要的事、你卻愈花時間做

第三章如何讓你想的,就是老闆要的?
步驟一:寫下任務的背景文章
你不開口,別人沒義務說
聚焦在目的上,輕鬆的方法就會浮現
寫下對方的需求,把內容視覺化
接著,是共識化
步驟二:「你做的」跟「他想的」一樣嗎?
從「會做的事」和「想做的事」差距中生出對策
你有評價「完成」的標準嗎?
訂下規則,找出最省力的方法
目的、標準、成果物,缺一不可
步驟三:描繪工作的輪廓,不行就喊救命
畫出你的工作路徑圖
不行就得喊「救命!」
沒有比自以為是更危險的事

第四章捨棄以前的常識,工時就能縮減一半
時間分配精準,只會爆肝
別從「死線」反推,保證當機
這才叫進度表:在最短和最充裕之間取得平衡
然後,結合極限值和緩衝值
給兩個重點不同的提案,讓對方自動下決定
會做事的人絶對不一次多工
多工作業,時間消耗更多
十天才能做完的事,如何用五天就搞定!

第五章進度管理的關鍵是共識,不是時間
一直在意進度,只會焦躁不會進步
把流程「可視化」,稍微延遲也不怕
找出工作的沙漏部位,自然看到出路
報告進度的重點不是時間,而是共識
善用進度會議求助
私下討救兵,要讓上司知情
事情很多,不多工如何兼顧?
進度報喜不報憂,你損失的是信心
其實我說的是「關鍵鏈專案管理」
二八定律──縮小範圍、節省時間
用現成品加工,最省時
有時候,轉個彎比直接處理更簡單

第六章主管最重要的事:避免部屬扣錯鈕扣
管理者最需要的能力──避免部屬扣錯鈕扣
領導者要無中生有,經理人要使用現有
概念化的能力,是你能否出頭的關鍵
重要的工作別交給最重要的人做
但緊急的任務要刻意交給忙的人
讓部屬願意接受挑戰的三種感覺
保證如期完成,是這樣辦到的

【後記】工作的方法沒人教了,買書看吧!
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